+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Подготовка кадровых документов к архиву пошаговая инструкция

Активировать демодоступ. Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации относится к важнейшим локальным нормативным актам по хранению документации. Инструкция для сотрудников структурных подразделений является пошаговым руководством по обработке документов и подготовке их к хранению. А для персонала службы ДОУ этот документ необходим для передачи определенных обязанностей документооборота подразделениям, в том числе и требование передачи в архив корректно оформленных и скомпонованных дел.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранятся документы? О работе Можайского архива.

Подготовка кадровых документов к архиву пошаговая инструкция

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы. Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе. Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями ЭПК архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации. Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации. При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного свыше 10 лет хранения.

Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения при необходимости.

После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в г. При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек рис.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку утилизацию. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

Дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Для оформления дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:.

Дела временного до 10 лет включительно хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе. В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело.

Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу. Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы кроме листа-заверителя и внутренней описи нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов с буквами — например, 2а, 2б, 2в.

Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. В листе — заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме.

Здесь следует указывать:. Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения печатается в двух экземплярах.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения до дел опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер. Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме рис.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов не имеющих оригинала на бумажном носителе не производится. Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив. Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов. Данный этап предполагает выбор места хранения документов.

Существует несколько вариантов их хранения:. Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе. Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации.

На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы. Преимущество данного способа хранения — минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания.

Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным.

Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, — это оплата услуги сканирования документации. Первый шаг к передаче документов на хранение — проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению. Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

Опись архивной документации — это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации.

Опись — это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения. После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив — государственный, ведомственный документы по личному составу при ликвидации или архив компании.

Место хранения документации основывается на составленных ранее описях. Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка.

Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов. После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки. Как организовать хранение документов? При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан в частности, для подтверждения стажа работы.

Различают две стадии хранения документов:Стадия 1. Текущее хранение хранение в делопроизводстве. Стадия 2. В организациях, не имеющих специального помещения архива , хранение — и текущее, и архивное — может осуществляться в службе кадров, это не запрещено.

В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы. В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Т-2 ; — характеристики работников; — документы выписки из протоколов, отчеты конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц работников ; — протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; — списки работников; — книги журналы, карточки учета приема, перемещения перевода , увольнения работников; — журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров контрактов ; — книги журналы, карточки учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные документы трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.

Как подготовить документы для сдачи в архив

Активировать демодоступ. В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов — инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации. Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым — потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым — потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел. Образец инструкции приводится в статье. Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов.

Инструкция для сотрудников структурных подразделений является пошаговым руководством по обработке документов и подготовке их. Кадровые.

Подготовка Отделом Кадров Документов к Сдаче в Архив

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Архив кадровых документов

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Опись дела — это справочный документ о том, что и в каких папках содержится.

Подготовка документов к архивному хранению

Основные понятия, термины и определения более! Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:. Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. В новом ГОСТе дано больше образцов бланков документов , расширены реквизиты например, добавлена информация об электронной цифровой подписи. Использование ГОСТа — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и усовершенствовать документооборот организации.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне. В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба. Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:проверяем наличие документов. При большом объеме документов в деле свыше листов дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов.

В этом же законе приводится определение архивного документа.

Передача кадровой документации в архив при сокращении

При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Срок архив кадровых документов

Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий. Дело не должно превышать листов. В противном случае необходимо формировать части тома. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Егор

    Не полностью продувать можно, но после третьего неполного продува => отказ.

  2. dayswatguila

    Комментатор , жидовская шестерка, и приучает к чмошной толерантности