+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Обязательные документы организации таблица

Действия кадровика на новом рабочем месте определяют, насколько эффективно он будет выполнять свои задачи в дальнейшем, насколько быстро освоится в новой системе документооборота. В идеале нужно провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко. Даже в крупных организациях кадровые документы не всегда передаются по акту. Еще хуже, если новый работник вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании. Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Измененная редакция, Изм. Исключен, Изм. Конструкторские документы именуемые в дальнейшем "документы" , подразделяют на виды, указанные в табл. Таблица 1 Определение Электронная модель детали Документ, содержащий электронную геометрическую модель детали и требования к ее изготовлению и контролю включая предельные отклонения размеров, шероховатости поверхности и др.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон.

Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока специальных стекол , защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.

Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - лк, на рабочих столах - лк.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами. Санитарно-гигиенический режим 2. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения коробок, папок, упаковок. При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы выборочно и помещения архивохранилищ два раза в год в начале и по окончании отопительного сезона подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ. Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни. Оборудование архивохранилища средствами хранения 2.

Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами.

В архивохранилище с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей.

В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.

Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке. Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм: расстояние между рядами стеллажей главный проход - см; расстояние проход между стеллажами - 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа обход - 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа шкафа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Расстояния проходы для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения папках, футлярах и т. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку.

При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки. Организация хранения архивных документов в архивохранилище 2. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление реставрацию первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Общие требования к размещению архивных документов 2. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом схемой их размещения, утверждаемым руководителем архива. План схема предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План схема находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.

Размещение архивных документов обособленного хранения 2. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива. Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел. Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению.

На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др. Размещение фонда пользования 2.

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Копии фонда пользования на бумажной основе в том числе фотокопии , как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел. Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел. Размещение учетных документов 2. Основные обязательные и вспомогательные учетные документы архива см. Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника ов , ответственного ых за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей 2. Все помещения архива здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты , а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.

Один экземпляр топографических указателей хранится у работника ов , ответственного ых за учет документов архива, второй - в архивохранилище. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане схеме размещения архивных фондов.

Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов 2. Каждое первичное средство хранения архивных документов коробка, папка и т. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов 2.

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно внеочередные.

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится: уникальных документов - ежегодно; особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет в государственной библиотеке - один раз в 5 лет ; аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет; кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии или другого совещательного органа архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет в государственной библиотеке - один раз в 15 лет. Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей групп.

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов книге учета и описания и проверку правильности составления их итоговых записей.

Какие документы выдавать работнику при увольнении

Акция месяца 8 88 Расскажем, что учесть при трудоустройстве: какие документы нужны всем работникам, а какие — только в особых случаях. Два перечня, обязательный и дополнительный, запретный список для кадровика и основные образцы вы найдете в статье. Перед оформлением трудового договора соискатель знакомится с нормативными актами компании и представляет документы, необходимые для трудоустройства. На их основании кадровик оформляет личную карточку, ставит нового сотрудника на воинский учет, заполняет трудовой договор и приказ о приеме на работу. Все оригиналы документов, за исключением трудовой книжки, сразу же после завершения необходимых кадровых процедур возвращаются владельцу. Заполненную трудовую книжку хранят в отделе кадров вплоть до увольнения работника, и выдают ему на руки в день окончательного расчета.

В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения.

Обязательные документы организации таблица

Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота. Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7. Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Внутренние документы организации

Измененная редакция, Изм. Исключен, Изм. Конструкторские документы именуемые в дальнейшем "документы" , подразделяют на виды, указанные в табл. Таблица 1 Определение Электронная модель детали Документ, содержащий электронную геометрическую модель детали и требования к ее изготовлению и контролю включая предельные отклонения размеров, шероховатости поверхности и др.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Документы необходимые при приеме на работу

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать. В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов. Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении.

Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. Обязательность унифицированных форм останется только для бюджетных организаций. Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ. При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Документы в кадрах обязательные. В таблице приведены кадровые документы, которые обязательно должны быть в организации. Указаны сроки.

Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. Обязательность унифицированных форм останется только для бюджетных организаций.

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом. Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда Рострудинспекции , так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы Федеральный закон от 8 августа г.

Активировать демодоступ.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Общие правила (требования) создания и оформления документов в организации
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Иннокентий

    Заключен договор отдал технику в аренду без экипажа и все чел пропал не оплат не техники. Написал завление полицию о мошейничестве . Долго отписывались и через жалобы в прокуратуру возбудили уголовное дело и типо человека поставили в розыск и все так на этом все и весит

  2. aldisteomumb

    Большой молодец Александр Витальевич!Много нового узнал.Если не уверен не лезь в суд присяжных.только для спецов адвокатов.не для простого начинающего адвоката.