+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как правильно оформлять документы на чем оформляются документы

Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Порядок регистрации автомобиля в ГИБДД - Постановка на учет

Общие нормы и правила оформления документов

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:. Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона.

В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря г. Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований городов, сельских поселений , а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

Эмблема организации - это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других. Товарный знак эмблема размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится. Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам. Код организации - автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Код является элементом электронной идентификации документа. Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита "Код организации".

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита "Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица". Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД , класс Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита "Справочные данные об организации" включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

Вид документа - это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации. Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Дата документа - это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня г. В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма. Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем.

При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:. Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:.

Адресат - это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ. Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др. Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже. Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже.

Инициалы проставляются перед фамилией:. В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:. Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:. При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя. Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:.

На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово "копия" не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа. Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ может быть утвержден: должностным лицом руководителем ; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом. Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно слева, справа на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне. Резолюция - это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении. Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита "Гриф утверждения".

Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска. Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Типовой - срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении. Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:. Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами. Тексты большого объема обычно состоят из двух частей.

В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. В документах приказе, распоряжении и т. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили".

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили". В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положении, инструкции , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акте, справке , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят".

Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л.

Порядок оформления документов

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их.

Правила оформления документов

Активировать демодоступ. Оформление официальных документов — важная составляющая процесса делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов. Правила оформления документов регламентируются государственными стандартами и унифицированными системами. Несмотря на то что документационное обеспечение управления является прикладной сферой, делопроизводственные процессы, связанные с созданием и хранением документов, играют важную роль в деятельности любой организации. Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, влияющих на классификацию. Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере.

Составление и оформление документов

Активировать демодоступ. В делопроизводстве существует неизменный порядок оформления документов, который применим для всех видов деловой документации. Можно быть абсолютно уверенным, что точное знание данного регламента позволит избежать многих ошибок, возникающих при оформлении документов. Сегодняшняя статья посвящена порядку оформления документов.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: составление текста и непосредственно оформление документа. Под оформлением служебного документа понимают фиксирование реквизитов такого документа. Реквизит служебного документа — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и или придания ему юридической силы п. Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др. Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ , требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа. Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Термины и определения. Наименование документа вид , автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. В результате изучения данной темы студент должен: – знать состав реквизитов управленческих документов.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить автомобиль при покупке
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Евлампия

    Мужчины, одно здесь точно понятно нас пытаются стравить друг с другом в очередной раз, унижая мужчин и тем самым вызывая ненависть к нам, женщинам. Давайте не подаваться на провокации, вести себя адекватно. В конце концов от нас самих зависит свобода наших действий. У нас есть право на петиции и выступления против этих быдло законов . Отстаивайте свои права, за вас это никто не сделает

  2. itinival

    Тарас вы мастер своего дела!Давно слежу за вами-всегда даете четкие и правильные советы.Не даете разным мошенникам обманывать простой народ

  3. ednapoc1980

    Да,нет у этих мусорят офицерский чести, стержня не видно,сидит какое-то му му с оранжевой ручкой,вертит её и думает в своей пустой башке, как побыстрее открутиться от этих назойливых граждан, здесь дела,задачи Аваков наставил,бабло на Киев надо собирать,а тут ещё эти люди под ногами путаются

  4. Трифон

    Откуда столько зрадофилов в комментах? Бухих за рулем нужно кастрировать . Если у кого тут зарплата 5000 грн. катайтесь на великах. Если кого не устраивает сумма штрафа, попробуйте сесть пьяным в Норвегии,или в Британии. Полностью поддерживаю данный закон!

  5. cornlulafor

    Машины уже нет.